Een universiteit verhuist

Er kwam het een en ander bij elkaar toen de Frankfurt School of Finance & Management (Frankfurt School) begin november haar nieuwe campus in het Frankfurter Nordend betrok. Voor de verhuislogistiekers van DACHSER & KOLB betekende dit gebundelde kennis in dozen in- en weer uitpakken. „Wij hebben de verhuizing voor de Frankfurt School of Finance & Management tijdens lopende bedrijfsvoering gerealiseerd. Dat was de grote uitdaging“, verklaart Rupert Falk, hoofd bedrijfsoverplaatsingen bij DACHSER & KOLB. Op piekmomenten had de verhuislogistiek tot 40 man en drie speciale, luchtgeveerde vrachtwagens in inzet.

Het transport van A naar B is bij dergelijke projectlogistiek maar één kant van de medaille. Reeds begin dit jaar had DACHSER & KOLB de opdracht voor de uitvoering van de verhuizing van de internationaal gerenommeerde economische universiteit binnengehaald. „We konden scoren met een doordacht projectconcept en een goede prijs-kwaliteitverhouding“, blikt Hans-Joachim Centner, hoofd verkoop Frankfurt bij DACHSER & KOLB, terug. Zo'n grote verhuizing heeft het in zich. Ter plaatse moest men de massa's opnemen en een verhuishandleiding opstellen. „Dat is als het ware het hart van elke verhuizing“, legt Centner uit. Daarin worden bijvoorbeeld exact de tijdsverlopen van het op- en afbouwen van de archiefrekken, de hangmappen en de locaties van de verhuisdozen vastgelegd. Niet te vergeten: de taakverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Want het moet duidelijk zijn wat elke medewerker moet inpakken en wanneer en waar de verhuisspecialisten van DACHSER & KOLB in actie komen. In het geval van de Frankfurt School hoefden de universiteitsmedewerkers zich slechts om hun persoonlijke bezittingen te bekommeren.

Ook bits & bytes veilig opbergen

Omdat aan een universiteit tegenwoordig kennis niet meer alleen uit boeken wordt gehaald, speelt de IT-verhuizing, zoals bij elke bedrijfsverhuis, een bijzondere rol. „We moesten 500 werkplekken afbreken, computers de-installeren, in daarvoor bestemde PC-bakken plaatsen en in het nieuwe gebouw weer bedrijfsklaar opbouwen. Alleen daarmee waren twaalf medewerkers twee dagen lang bezig“, meldt Volker Bandorf. Bovendien moesten gevoelige dossiers van de personeelsafdeling en de ondernemingsraad zo verpakt worden dat ze beschermd waren tegen toegang door derden.

En dan was er ook nog het thema veiligheid. Omdat het semester tijdens de verhuizing al begonnen was, moesten alle medewerkers van DACHSER & KOLB bij de Frankfurt School worden aangemeld. Voor gebieden met automatische deuren die alleen met chipkaarten te openen waren, moesten speciale toestemmingen worden verkregen. Op plaatsen waar de verhuizers bezig waren, werden afzettingen met linten geplaatst, zodat geen universiteitsmedewerkers of studenten tijdens het transport van zware dozen schade konden oplopen. „Als je met omvangrijke goederen in een gebouw bezig bent, bestaat het gevaar dat iemand gewond raakt als je niet de nodige voorzorgsmaatregelen neemt“, geeft de verhuismanager te bedenken.

Zonder krassen en vlekken

Naast personen moet natuurlijk ook het gebouw beschermd worden: aan muren en op vloeren legde DACHSER & KOLB daarom overeenkomstige beschermfolies en vloerdoeken. De liften werden met beschermgordijnen bekleed om krassen en vlekken te voorkomen.

De hele verhuizing in Frankfurt verliep volgens een rollend systeem. Op de bronlocatie pakte een DACHSER & KOLB-team in, op de doellocatie een ander uit. Op beide locaties was telkens een projectmanager voor het team verantwoordelijk en stuurde het pendelverkeer van de drie vrachtwagens aan. Natuurlijk werden daarvoor ook vooraf de laad- en loszones vastgesteld en met bijbehorende parkeerverbodsborden aangegeven.

Geregeld! Aan het einde had DACHSER & KOLB samen met de universiteit 2.300 dozen verplaatst en bijna 38.000 vierkante meter vloerruimte volledig operationeel ingericht. Binnen twee dagen werden 30.000 boeken van de ene bibliotheek naar de andere vervoerd en daar volgens hetzelfde systeem weer teruggerangschikt. Alleen daarover zou je al weer een heel boek kunnen schrijven.